Olten: Co-Leitung für Direktion Bildung und Sport

Die operative Führungsebene der Direktion Bildung und Sport der Stadtverwaltung Olten wird neu organisiert: An die Stelle einer Direktionsleitung und einer Leitung Dienste mit je 100 Stellenprozenten treten eine Co-Direktionsleitung mit zweimal 80% sowie eine Stabsstelle Projekte und Finanzen mit 60%. Zudem wird die Direktionsassistenz um 20% auf 80% reduziert. Weitere Stellenanpassungen sind im Rahmen des Budgets 2025 geplant.

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Symbolbild von Jorgen Hendriksen / unsplash.com

Die Direktion Bildung und Sport wird seit Oktober 2023 im Rahmen einer interimistischen Co-Direktionsleitung geführt. Vor der Stellenausschreibung für die unbefristete Neubesetzung der Direktionsleitung wurde mit externer Unterstützung eine Organisationsüberprüfung durchgeführt. Deren Ziel war es zu klären, wie sich die Direktion Bildung und Sport in Zukunft strukturell aufstellen soll, um die anstehenden Herausforderungen zu meistern und die Situation in der Direktion längerfristig zu stabilisieren.

Damit die derzeit nur interimistisch besetzte Direktionsleitung so schnell wie möglich ausgeschrieben werden kann, beschloss der Stadtrat, die zukünftige Führungsorganisation der Direktion Bildung und Sport bereits per Mitte Jahr festzulegen. Da die Führungsorganisation nicht losgelöst von den weiteren Ressourcen in der Direktion Bildung und Sport umgesetzt werden kann, wurde jedoch gleichzeitig aufgezeigt, welche notwendigen zusätzlichen Ressourcen mit dem Budget 2025 im November 2024 beim Parlament beantragt werden.

Wenig Ressourcen für Strategisches

Im Rahmen der Organisationsanalyse wurde festgestellt, dass die Arbeitslast bei der Direktion Bildung und Sport sehr hoch ist und die Ressourcen knapp sind, insbesondere für konzeptionelle und strategische Themen für die gesamte Direktion. Zudem fehlen Grundlagen wie gemeinsame Werte und Führungsleitlinien sowie eine Langzeitplanung; viele Projekte wurden in der Vergangenheit angerissen, konnten aber nicht zum Abschluss gebracht werden.

Die Analyse zeigte auf, dass die Führungsorganisation der Direktion Bildung und Sport sinnvollerweise im Rahmen einer Co-Direktionsleitung sichergestellt wird. Diese Organisationsform ermöglicht einerseits eine flache Führungsstruktur und andererseits eine ideale Abdeckung des breiten Aufgabengebiets der Direktion mit einem grossen Schulbetrieb und wachsenden Anforderungen in den Bereichen der Familienpolitik, der Kinder- und Jugendpolitik und des Sports. Die Schule Olten besteht aus vier Primarschulstandorten, einem Sekundarschulstandort sowie der Musikschule. Sie umfasst aktuell 89 Abteilungen (inkl. 2 Klassen für Fremdsprachige) mit insgesamt rund 1600 Schülerinnen und Schülern, ca. 300 Lehrpersonen (inkl. Musikschule) und 10 Schulleiterinnen und Schulleiter. Die Führung einer dezentralen Organisation mit sechs Standorten in dieser Grössenordnung ist anspruchsvoll und entsprechend sind dem Bereich des Schulbetriebs das Knowhow, aber auch die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Daneben werden innerhalb der Direktion Bildung und Sport im Direktionssekretariat, im Bereich Sport und in den Themenfeldern der Familienpolitik sowie der Kinder- und Jugendpolitik aktuell 17 Mitarbeitende beschäftigt. Mit dem Aufbau des Bereiches der Kinder-, Jugend- und Familienförderung sowie der Tagesstrukturangebote und den steigenden Erwartungen im Bereich Sport wächst auch dieser Bereich weiter. Gesellschaftliche Anforderungen – z.B. familien- und schulergänzende Kinderbetreuung, Frühe Förderung – führen hier zunehmend zu politischen Aufträgen, welche die Direktion Bildung und Sport umzusetzen hat. Auch hier gilt es in der Führung genügend Knowhow und Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Mit der Schaffung der Co-Leitung der Direktion mit je 80 Stellenprozenten kann indessen eine Führungsebene gestrichen und die Stelle Leitung Dienste per Ende Jahr aufgehoben werden.

In der Analyse wurde jedoch festgestellt, dass zusätzlich genügend fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten für Konzept- und Projektarbeit sichergestellt werden müssen. Mit der Einführung einer Co-Direktionsleitung und der Aufhebung der Stelle Leitung Dienste wird deshalb per Anfang 2025 eine Stabsstelle Projekte & Finanzen geschaffen. Diese zeichnet verantwortlich für das Projektcontrolling innerhalb der Direktion, führt ein Projektportfolio, legt Projektmanagement-Grundsätze für die Direktion fest und schult die Mitarbeitenden innerhalb der Direktion im Bereich der Projektarbeit. Gleichzeitig übernimmt die Stelle konkrete Projekte in den Bereichen Schulinformatik, Schulraumplanung, IT-Weiterentwicklung, Beschaffungen etc. Neben dem Bereich Projekte wird der Stabsstelle auch der Bereich Finanzen zugeordnet. Die Direktion Bildung und Sport verwaltet ein Budget von knapp 40 Millionen Franken. In diesem Bereich ist jederzeit sicherzustellen, dass die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel zielgerichtet und effizient eingesetzt werden.

Schulleitungen administrativ entlasten

Sowohl die externe Schulevaluation aus dem November 2023 als auch die aktuelle Organisationsanalyse zeigen auf, dass die Schulleitungen aktuell viele Aufgaben übernehmen müssen, die grundsätzlich durch eine administrative Unterstützung effektiver und effizienter erbracht werden könnten. Als einziger Schulstandort verfügt derzeit die Sekundarschule Frohheim seit 2015 über 20% administrative Unterstützung vor Ort. Die vier Primarschulstandorte teilen sich bis anhin ein 20%-Pensum aus dem Pensum der Direktionsassistenz. Das entspricht einem halben Tag jede zweite Woche pro Standort. Zukünftig soll ein Pensum von 20% pro Schulstandort zu einer grossen Entlastung bei den Schulleitungen führen. Entsprechend soll zukünftig allen 4 Primarschulstandorten ein Pensum von 20% für administrative Unterstützung vor Ort für klassische Dienstleistungen wie die Unterstützung bei der schulhausinternen Budgetkontrolle und in der Planung von Projekten und Anlässen, das Vorbereiten der Standardkorrespondenzen sowie die administrative Vorbereitung von verschiedenen Prozessen wie beispielsweise Klasseneinteilung, Pensenplanung oder Stundenplanung zur Verfügung stehen.

Im Bereich der Personaladministration steht der Direktion Bildung und Sport aktuell ein unbefristetes 40%-Pensum zur Verfügung. Die Personaladministration ist zuständig für die administrative Bearbeitung aller Personalmutationen und Betreuung aller Personaldossiers der rund 300 Lehrpersonen der Schule Olten. Aufgrund des Lehrpersonenmangels sowie des allgemeinen Anstiegs der Anzahl Schüler/innen hat die Dynamik der Stellenwechsel im Bildungsbereich zugenommen. So haben sich beispielsweise im Bereich der Lehrpersonenbesoldungen die Mutationen in den letzten Jahren von 878 im Jahr 2018 auf 1960 im vergangenen Jahr mehr als verdoppelt. Die Arbeitslast in diesem Bereich bleibt unverändert hoch und es hat sich gezeigt, dass mindestens ein 80%-Pensum für die Bewältigung der Aufgaben notwendig ist.

Sportkoordination definitiv einführen

Innerhalb der Direktion Bildung und Sport wurde der gesamte Bereich Sport, konkret die Koordination der Vereine, die Jugend- und Sportförderung, das Hallenmanagement und die Weiterentwicklung der Themen im Bereich Sport, bis anhin durch die Stelle Leitung Dienste verwaltet. Die Anforderungen der Sportvereine haben in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Die Vereine erleben einen Mitgliederzuwachs, was zu Mehrbedarf an Trainings- und Wettkampfkapazitäten führt. Die hohe Nachfrage führt zu einem Verteilkampf zwischen den Sportvereinen und führt zu einem grossen Abstimmungsbedarf.

Aktuell fehlt es im Bereich Sport an Nutzungskonzepten für die Anlagen, an einem Sportanlagenkonzept für die Stadt Olten oder einem Leitbild Sport Stadt Olten, in welchem die Vision und die strategischen Ziele für die Sportstadt Olten festgehalten werden. Mit der Schaffung einer Stelle Sportkoordination soll diesem Umstand entgegengewirkt werden. Die Stelle soll sich einerseits aktiv um die Weiterentwicklung des Bereichs «Sport» in der Stadt Olten kümmern, die zwingend notwendigen Grundlagen ausarbeiten und die Koordination mit den Vereinen und der IG Sport stärken. Andererseits sollen auch im Bereich der Sport- und Jugendförderung Optimierungen vorgenommen werden. Die Stelle soll auch den ganzen Bereich der Reservationen übernehmen und zukünftig grössere Sportevents in der Stadt Olten aktiv begleiten und unterstützen. Kurzfristig wurde im vergangenen Februar eine bis Ende 2024 befristet 60%-Stelle Sportkoordination geschaffen; sie soll im Rahmen der Organisationsentwicklung nun unbefristet weitergeführt werden.